Опись документов

04.02.2016 | Служба новостей Росфирм

Описи представляют собой документ учета дел, который можно использовать для справки и быстрого поиска необходимых бумаг. В них обычно указывают заголовок, порядковый номер, дату создания, индекс и прочие реквизиты дел, характеризующие содержание.

Составление описей дел производится в следующих случаях:

• при передаче в архив в делопроизводстве – подготавливаются сдаточные списки дел (структурных подразделений);
• во время проведения технической и научной обработки информации в архиве – при этом необходимо создать опись архивных документов на каждый тип дел (по личному составу, для постоянного хранения и прочих).

Составление и оформление сдаточной описи дел

Передаче в архив организации подлежат документы постоянного и временного хранения. Как правило, дела, срок которых составляет не более 10 лет, заводят и завершают непосредственно в делопроизводстве. В случае если в текущем делопроизводстве нет места для хранения, такие бумаги могут быть отправлены в архив. После истечения сроков их хранения дела уничтожают, однако, согласно закону, этому предшествует экспертиза документов.

Составлением сдаточной описи обычно занимается работник предприятия, которого назначили ответственным за архив. Документ формируют в 2 экземплярах. Отобранные для архивного хранения документы заносятся под определенным номером. Сдаточная опись служит основанием для составления сводных описей дел в архиве.

Описи дел постоянного хранения

• В перечень дела включают в порядке валовой нумерации документов.
• Документы, которые имеют практическое и историческое значение, дополняются пометкой «ЭПК».
• Нумерацию дел в описи можно продолжать на протяжении нескольких лет, составляя годовые разделы.
• Если дела организации формируют госархив, при внесении изменении в годовую опись требуется согласование с архивным органом.
• В конце перечня обязательно нужно оформить итоговую запись, в которой необходимо отразить количество дел, вошедших в нее.
• К перечню составляют предисловие (в нем отражают структуру, функции предприятия, категории дел и особенности их формирования).
• Для удобной работы с описями создают оглавление и, при необходимости, список сокращений.

Опись дел временного хранения. Документы, срок хранения которых составляет более 10 лет, оформляют по схожей схеме с делами постоянного хранения, при этом в форме появляется графа «Срок хранения».

Опись дел по личному составу. Завизировать данный перечень должен и составитель, и начальник отдела кадров. В случае, когда организация является источником комплектования архива, необходимо составить 3 экземпляра документов.

Формированием описей архивных дел обычно занимаются сотрудники архивной, кадровой и делопроизводственной службы, а также специалисты структурных подразделений предприятия.

Предыдущая | Следующая